Setup Menus in Admin Panel

Merancang Audit Pengelolaan SDM – Suatu Journey

Menteri Keuangan menginstruksikan  Inspektorat Jenderal untuk melakukan Audit SDM. Dalam persiapan, timbulah pertanyaan-pertanyaan tentang audit SDM seperti apa yang diinginkan oleh pimpinan? Apakah spesifik pada Pengelolaan Sumber Daya Manusia di Era Digital dan Generasi Milenial?  Atau aspek pengelolaan SDM yang mana yang akan menjadi focus utama kegiatan audit, mengingat begitu luasnya pengelolaan SDM? Atau apakah keseluruhan fungsi? Pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak hanya berhenti sampai disini, berikutnya muncul pertanyaan lainnya seperti: Jenis audit apa yang akan dilakukan? Apakah compliance audit atau jenis audit lainnya?. Untuk menjawab pertanyaan tersebut berikut rancangannya.....

Oleh Renowidya, Ak., MAFIS

 

Kementerian Keuangan sangat menaruh perhatian besar terhadap Sumber Daya Manusia. Hal ini dapat kita lihat dengan diselenggarakannya kegiatan Ministry of Finance Human Capital Summit and Expo 2018 di gedung Dhanapala, Jakarta, Selasa pada tanggal 14 Agustus 2018. Kegiatan tersebut mengambil tema Strategi Pengelolaan Human Capital di Era Digital dan Generasi Milennial dengan maksud untuk memperkuat koordinasi dalam menjawab tantangan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) di lingkungan Kementerian Keuangan.

Pada pembukaan kegiatan tersebut, Menteri Keuangan  Sri Mulyani Indrawati menekankan pentingnya Pengelola Sumber Daya Manusia (HR Managers) untuk open-minded, melayani dan mampu menyelaraskan potensi pegawai dengan kebutuhan organisasi. Menkeu juga mengingatkan bahwa pimpinan atau HR Managers di Kemenkeu pada level apapun harus memikirkan orang-orang yang  dibawah pengelolaannya.

Untuk mengetahui bagaimana pengelolaan SDM di Kementerian Keuangan, Menteri Keuangan menginstruksikan  Inspektorat Jenderal untuk melakukan Audit SDM. Selanjutnya Inspektur Jenderal menugaskan Inspektorat VI untuk melaksanakannya.

Dalam persiapan, timbulah pertanyaan-pertanyaan tentang audit SDM seperti apa yang diinginkan oleh pimpinan? Apakah spesifik pada Pengelolaan Sumber Daya Manusia di Era Digital dan Generasi Milenial?  Atau aspek pengelolaan SDM yang mana yang akan menjadi focus utama kegiatan audit, mengingat begitu luasnya pengelolaan SDM? Atau apakah keseluruhan fungsi? Pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak hanya berhenti sampai disini, berikutnya muncul pertanyaan lainnya seperti: Jenis audit apa yang akan dilakukan? Apakah compliance audit atau jenis audit lainnya?. Untuk menjawab pertanyaan tersebut atau untuk merancang kegiatan audit SDM yang akan dilaksanakan, dilakukan beberapa hal sebagai berikut:

  1. Pengumpulan Informasi mengenai harapan Stakeholder;

 Untuk mengetahui audit SDM seperti apa yang diharapkan pimpinan, tim mengumpulkan informasi dari pidato- pidato Menteri Keuangan  pada beberapa kesempatan yang terpisah. Beberapa cuplikan arahan Menteri Keuangan tersebut antara lain:

  • “Pimpinan atau HR Managers di Kemenkeu pada level berapapun harus memikirkan orang-orang yang di bawah pengelolaannya”;
  • “Pengelola Sumber Daya Manusia (HR Managers) haruslah open-minded “;
  • “Bagaimana cara kita menempatkan orang, bagaimana kita harus memperhatikan staf kita yang ditugasi di suatu tempat atau di satu fungsi, What kind of attention dan assignment yang harus kita berikan, sehingga mereka merasa we are part of Kementerian Keuangan dan kita adalah bagian Kementerian Keuangan, bagian dari Republik Indonesia.” kata Menkeu menegaskan pentingnya memahami pegawai sebagai manusia;
  • “Hampir 65% pegawai kita adalah anak2 milenial, pengelolaan milenial ini juga harus diperhatikan karena mereka berbeda, mereka lebih dinamis, maunya instant, dan cara kerjanya juga harus diperhatikan selaras dengan organisasi”

Dari arahan-arahan tersebut tim mencoba merumuskan bahwa kita akan mengaudit kesiapan organisasi dalam pengelolaan milenial di era digital. 

  1. Pembekalan melalui Training dan Penyusunan Kajian Literature;

Training diperlukan untuk memperoleh pemahaman baik knowledge maupun best practices audit SDM didunia luar. Dari training yang diikuti, audit SDM dimulai dari pemetaan risiko dari masing-masing fungsi pengelolaan SDM, selanjutnya audit dilakukan atas risiko tertentu yang dipilih.

Untuk kajian, sangat banyak literature yang membahas mengenai pengelolaan SDM baik yang tersedia di internet maupun diperpustakaan. Tim yang sebagian terdiri dari anak-anak milenial, menyebar untuk mengumpulkan bahan penyusunan kajian Audit SDM. Disamping itu, Tim juga diperkuat oleh pegawai yang baru menyelesaikan pendidikan S2 tentang SDM. Cukup banyak informasi yang dikumpulkan, namun walaupun banyak yang dikumpulkan, belum bisa menjawab Audit seperti apa yang akan dilakukan.  Berdasarkan literature, ada 2 (dua) konsep audit SDM. Konsep yang dikembangkan oleh praktisi Internal Auditor, dengan membangun  kerangka kerja dan metodologi audit SDM melalui pendekatan manajemen risiko dan pengujian pengendalian. Selanjutnya Konsep yang dikembangkan oleh pakar SDM, HR Audit sebagai perangkat evaluasi yang komprehensif atas strategi, struktur, sistem, gaya dan skills sebuah departemen SDM dalam konteks pencapaian tujuan jangka pendek dan jangka panjang sebuah organisasi.

  1. Benchmarking ke beberapa Institusi;

Tahap berikutnya adalah melakukan benchmarking ke Institusi yang dipandang telah berhasil dalam mengelola SDM dan/atau audit SDM, untuk melihat praktik yang dilakukan. Unit yang disasar adalah Bank Indonesia dan PT. Astra International. Dari 2 lembaga ini tim memperoleh banyak informasi bagaimana mereka merancang audit SDM. Pendekatan yang mereka gunakan mengacu pada ilmu pengawasan yaitu dengan pendekatan Risk Control Matrix  (RCM) dalam pelaksanaan audit kinerja. Untuk memetakan risiko saja, mereka butuh waktu kurang lebih 8 (delapan) bulan. Hal yang menarik disampaikan, ternyata untuk melakukan audit dengan pendekatan RCM sampai ke opini, tantangan yang dihadapi tenyata tidak mudah. Karena kita terbiasa melaksanakan compliance audit yang lebih jelas langkah2nya.

  1. Pelaksanaan Pilot Project;

Sebagai Pilot Project, Tim melakukan audit di KPPN Jakarta I, IV dan VI. Melalui pilot project tersebut, Tim bisa lebih memahami fungsi pengelolaan SDM dalam suatu organisasi dan bagaimana strateginya dalam menghadapi milenial dan juga non milenial dalam  era digital. Direktorat Jenderal Perbendaharaan dipilih sebagai pilot project karena merupakan unit yang memperoleh predikat Pengelolaan SDM terbaik tahun 2018 dilingkungan Kemenkeu dan juga tengah mengembangkan probis yang berbasis IT.

  1. Penyusunan Pedoman Audit;

Setelah mengumpulkan seluruh bahan yang diperlukan, mulailah dilakukan penyusunan Pedoman Audit. Namun  sebelumnya, diputuskanlah bahwa Audit yang akan dilakukan adalah Audit Kinerja atas 10 (sepuluh) Fungsi Pengelolaan SDM.

Pedoman diperlukan sebagai acuan bagi auditor dalam melakukan audit atas tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian manajemen SDM di Kemenkeu. Dalam pedoman ini juga disajikan landasan teoritis Perkembangan Tata Kelola SDM; Tujuan, Tata Kelola, dan Dampak yang diharapkan dari Tata Kelola SDM; Audit atas Tata Kelola SDM; dan Risks – Control dan Langkah Kerja Audit atas Tata Kelola SDM  yang meliputi 3 level audit yaitu: level Kemenkeu, Level Unit Eselon I, dan level Kantor vertikal/Satker.

  1. Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD);

Untuk mendapatkan masukan, selanjutnya dilakukan Focus Group Discussion dengan mengundang masing-masing Inspektorat dilingkungan Inspektorat Jenderal. Banyak masukan yang diterima, dan dapat memperkaya pedoman yang sedang disusun. Setelah melalui beberapa kali FGD, dan juga mendapatkan masukan dari masing-masing Inspektorat, kemudian  Tim mempresentasikan konsep dan rencana audit SDM dihadapan Inspektur Jenderal. Banyak masukan dan arahan Inspektur Jenderal yang diterima dan dijadikan perhatian dalam menyusun pedoman audit. Kurang lebih 2  (dua) kali Tim mempresentasikannya ke Inspektur Jenderal.

  1. Penyusunan peraturan sebagai Dasar hukum pelaksanaan Audit;

Tahap berikutnya yang tidak kalah pentingnya adalah menyusun landasan hukum berupa peraturan Inspektur Jenderal agar dapat dipedomani oleh masing-masing auditor dalam melaksanakan Audit Awalnya peraturan yang disiapkan adalah berbentuk draft Peraturan Inspektur Jenderal, namun karena formatnya tidak memenuhi  syarat legal drafting untuk menjadi Peraturan Irjen, karena didalamnya berisi Landasan Teoritis, akhirnya diusulkan landasan hukum pedoman tersebut berbentuk Nota Dinas Irjen.

  1. Diseminasi Pedoman dan Pelaksanaan Audit Pengelolaan SDM;

Sebelum pelaksanaan audit, dilakukan diseminasi untuk menyamakan pemahaman dan juga time line audit. Untuk waktu pelaksanaan audit, perlu disepakati karena hasil audit pada masing-masing unit eselon I akan dikompilasi menjadi hasil audit dilingkungan Kemenkeu yang selanjutnya didiskusikan dengan Biro SDM.

Pelaksanaan Audit pada unit Eselon I dilaksanakan oleh masing-masing Inspektorat pada bulan Mei s/d July 2019, dimulai dengan mempelajari bisnis proses tatakelola SDM dimasing-masing klien pengawasan. Proses Bisnis dimasing-masing klien pengawasan bisa berbeda, karena kekhasan masing-masing organisasi. Selanjutnya disusun RCM atas 10 (sepuluh) fungsi tata kelola SDM dan Program Kerja Audit.

Demikianlah perjalanan panjang Tim dalam menyusun pedoman audit yang selanjutnya digunakan dalam pelaksanaan Audit Pengelolaan SDM. Journey ini dijalani Tim yang terdiri dari Penulis dan Auditor Inspektorat VI yang sebagian besar merupakan generasi milenial. Harapan dari tulisan ini adalah agar pengalaman ini bisa menjadi bahan dalam merancang suatu Audit yang belum pernah sama sekali dilakukan, belum ada kriteria bakunya, dan dibutuhkan segera. Semoga bermanfaat….

 

“Saya menyatakan artikel ini merupakan hasil pengalaman, pemikiran dan pemaparan asli saya sendiri, dengan kontribusi, referensi, atau ide dari sumber lain dinyatakan secara implisit maupun eksplisit pada tubuh dan/atau lampiran artikel. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi pelanggaran kode etik sesuai dengan peraturan yang berlaku di Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan yaitu berupa pencabutan capaian IKU atau dapat dikenakan sanksi pelanggaran disiplin/kode etik”.

Disclaimer:

“Informasi dan pendapat dalam materi ini merupakan karya pribadi dan bukan sepenuhnya pandangan organisasi. Penulis tidak bertanggung jawab atas kelengkapan informasi yang dimuat. Materi ditujukan untuk pengetahuan umum dan tidak ditujukan sebagai nasihat professional. Segala kerugian akibat mengikuti materi ini adalah tanggung jawab pengguna, bukan tanggung jawab pembuat materi”

 

 

Rating: 3.0/5. From 1 vote.
Please wait...

Views : 0

16/10/2019

0 responses on "Merancang Audit Pengelolaan SDM – Suatu Journey"

Leave a Message